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Aspectos clave que deben tener los papeles de trabajo del auditor

papeles de trabajo del auditor

La documentación de auditoría

Anteriormente les contamos un poco de qué se trata una auditoría financiera. En esta oportunidad iremos un poco más allá y les explicaremos cuáles son los papeles de trabajo del auditor

Lo primero que debemos tener claro es que cuando hablamos de papeles de trabajo, no nos referimos al papel que debe desempeñar el auditor. Esto hace referencia a los documentos que un auditor debe tener, llevar y presentar al cliente. 

En ese orden de ideas los papeles de trabajo del auditor, también conocidos como documentación de auditoría son el registro de los procedimientos realizados por los auditores, la evidencia de la auditoría realizada con los puntos más relevantes y conclusiones basadas en la información recopilada. 

Es importante que los auditores tengan la documentación adecuada de su trabajo de auditoría para que pueda usarse como evidencia del trabajo realizado para respaldar la opinión de auditoría que forman. También ayuda a los miembros del equipo de auditoría durante todo el proceso, desde la etapa de planificación hasta el final de la auditoría.

Propósito

La documentación de auditoría tiene varios propósitos que detallaremos a continuación. De acuerdo a la la Norma Internacional de Auditoría (NIA 230), estos papeles de trabajo tienen el objetivo de: 

  • Proporcionar evidencia de la base de los auditores para una conclusión sobre el logro del objetivo general.
  • Proporcionar evidencia que demuestra que el trabajo de auditoría se planificó y realizó correctamente de acuerdo con las NIA y otros requisitos legales y reglamentarios.
  • Ayudar a los miembros del equipo de auditoría a planificar y realizar su trabajo de auditoría en el trabajo.
  • Ayudar a los miembros del equipo de auditoría que son responsables de la supervisión a dirigir, supervisar y revisar adecuadamente el trabajo de auditoría, tanto en caliente como en frío.
  • Permitir a los miembros del equipo de auditoría ser responsables de sus tareas de auditoría.
  • Permitir que se conserve el registro de asuntos de importancia continua.
  • Permitir la realización de revisiones e inspecciones de control de calidad (tanto internas como externas).

Estas normas creadas por la Junta Internacional de Normas de Auditoría y Aseguramiento (IAASB) fueron diseñadas para alinear las auditorías alrededor del mundo. Si bien no todos los países exigen el cumplimiento de las NIA, la mayoría las usa como guía para realizar auditorías. El cumplimiento de estas normas garantiza que la auditoría se hizo correctamente. 

Si quieres conocer más sobre estas normas te invitamos a leer el siguiente artículo: Normas Internacionales de auditoría: NIA

¿Cuál es la documentación de un auditor?

Ahora bien, se podría pensar que estos papeles de trabajo deben registrar todas las tareas o actividades que se hacen durante la auditoría, pero ni es posible ni mucho menos práctico hacerlo. 

Aquí es donde la experiencia del o de los auditores entra en juego, pues su conocimiento y juicio profesional deben definir qué tipo de información debe registrarse en los documentos. 

Tengamos en cuenta que el contenido de los papeles de trabajo del auditor difieren de una compañía a otra, pues cada empresa es un mundo aparte con sistemas, procesos y controles específicos que necesitan una atención diferenciada. No es lo mismo hacer una auditoría a una constructora que a una agencia aduanera.  

Para lo anterior, el auditor puede considerar los siguientes factores: 

  • Tamaño y complejidad de la empresa a auditar.
  • Cuáles van a ser los procesos que se usarán para poder llevar a cabo la auditoría.
  • Qué riesgos se han identificado y que pueden afectar el estado financiero de la empresa.
  • La naturaleza y el alcance de las excepciones que se han identificado.

Aunque la información presente en los documentos depende de varios factores, estos documentos si o si deben contar con datos básicos tales como: 

Encabezado: aquí debe registrar el nombre de la compañía auditada, el área objeto de la auditoría, el periodo en el que se hizo el informe, y en ocasiones debe aparecer el nombre de quién esta ejecutando la auditoría.

Referencia del Papel de Trabajo: en esta parte, se indica la referencia del papel del trabajo que dependerá de la asignación que los auditores establezcan. Esta referencia por lo general es alfabética o alfanumérico, no se recomiendo el uso numérico porque puede confundir a la persona que está leyendo el documento. También se recomienda que esta referenciación sea de un color y tamaño diferentes al usado al interior del papel de trabajo.

Alcance: corresponde a mencionar el marco o limite de la auditoría que se está ejecutando. En esta parte es importante ser muy precisos ya que este nos dará los parámetros para poder cerrar la auditoría y alcanzar los objetivos establecidos en la estrategia de auditoría.

Procedimientos: en esta sección se registran detalladamente las actividades que se realizarán y las técnicas de auditoría utilizadas para poder llevar a cabo el proceso. 

Marcas de auditoría: estos son los símbolos, que el auditor utiliza para identificar los diferentes procesos que ejecuta en el proceso de documentación de su papel de trabajo, sirven para poder hacer cruces y validaciones aritméticas entre otros asuntos documentado en el papel de trabajo.

Desarrollo de la prueba: en esta sección, es donde el auditor documenta cada uno de los procedimientos descritos al inicio del papel de trabajo, también deja la evidencia del trabajo realizado, durante la revisión de los objetivos establecidos para el área objeto de la auditoría. Generalmente corresponde a confirmaciones aritméticas, cruce de cifras, recálculos entre otros.

Cuadro de marcas: en esta sección, el auditor explica el significado de cada una de las marcas utilizadas al interior del papel de trabajo, esta sección tiene como particularidad y consiste que cada marca tiene un significado, que van de la mano del juicio profesional de auditor, ya que estas son personalizadas según el auditor que ejecuta la auditoría. estas marcas también permiten que el papel de trabajo “hable por si solo” al contar con una explicación claro de cada una de ellas en esta sección.

Conclusión: es la parte mas importante del papel de trabajo, es allí donde se menciona el resultado de la ejecución, de cada uno de los procesos de auditoría establecidas para el área, como resultado de esta actividad queda determinada la razonabilidad del saldo de la cuenta o rubro auditados, la cual es el soporte del informe o dictamen.

Firma del auditor: la persona que haya realizado la auditoría deberá firmar para demostrar que ejecutó, documentó y concluyó el proceso y deja evidencia de lo hecho. 

Anteriormente esta documentación (aún se maneja de esta forma, pero en menos cantidad) se almacena en papel físico y esto puede representar una serie de inconvenientes tales como espacio y contaminación. 

Pero gracias a la tecnología, hoy en día es posible contar con estos documentos de manera digital que no solo hace más rápido el acceso a la información sino que no ocupa espacio y no contamina. 

Como mencionamos al principio, los papeles de trabajo del auditor proporcionan evidencia de que se ha hecho una auditoría eficaz, eficiente y económica. Esto implica que estos documentos deben prepararse y elaborarse con cuidado y un alto nivel de detalle para que una persona sin experiencia en este tema entienda todo el contenido del trabajo finalizado. 

Además, estos documentos son importantes y necesarios para verificar la calidad de la auditoría, garantizar que el trabajo realizado se haya hecho en su totalidad y de manera correcta y sirven para auditorías futuras. 

Llevar a cabo una auditoría de una empresa puede ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Pensando en esto, Auditbrain pone al servicio de todos aquellos interesados en realizar una auditoría un software que simplifica el trabajo de organizar, documentar y revisar los papeles de trabajo del auditor.  

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