Herramientas de auditoría

Las auditorías internas ayudan a impulsar la mejora continua y pueden facilitar la cultura empresarial en todos los niveles de una organización. Para lograrlo es importante implementar ciertas herramientas de auditoría para satisfacer las necesidades de las partes interesadas, brindar garantías y anticiparse a los futuros riesgos. 

Las herramientas que explicaremos a continuación, son consejos y recomendaciones que toda empresa deberá tener en cuenta para que la auditoría interna no sea un tema ajeno y para que impacte positivamente a todos aquellos que hacen parte de la organización. 

Herramientas de auditoría

Para cualquier tipo de auditoría suelen usarse cuestionarios, entrevistas, checklist y softwares.

Lo primero que hace un auditor es comprender el entorno de la empresa y lo hace por medio de los cuestionarios que son los que le permiten entender qué hace la empresa, cuáles son sus procesos y le ayudan a identificar el ambiente de control existente. Además, le permite apoyar su gestión en el control interno y le da la información para determinar el diagnóstico de la compañía.

Cuestionarios

Un aspecto clave de los cuestionarios es que ayudan a conocer el grado de control que tiene la empresa y la participación de los trabajadores de la organización con el mantenimiento del ambiente de control.

Estos cuestionarios suelen ser respondidos por los gerentes o administradores de la compañía, pues son ellos los que conocen a profundidad los procesos internos, son los que tienen claridad de cómo se realizan las actividades diarias. Además de responder al cuestionario deben proporcionar información cualitativa y cuantitativa de lo que se va a auditar. 

Cabe mencionar que estos cuestionarios cuando se usan para una auditoría deben regirse conforme a la Norma Internacional para el Ejercicio de la Auditoría Interna 2200, la cual establece que debe hacerse una planificación del trabajo. Así entonces el cuestionario permitirá documentar la planeación.

Entrevistas

Para que un auditor pueda hacer su trabajo necesita recopilar información y la entrevista es una de las herramientas más comunes. La o las entrevistas por lo general se hacen de forma directa, es decir el auditor se sienta con la persona encargada del proceso a auditar, lo interroga, investiga aspectos claves del proceso y confirma otra información previa con el entrevistado. 

La entrevista se basa en una serie de preguntas previamente armadas con los documentos o evidencias recibidas antes y durante el ejercicio de auditoría. Esta guía le permitirá obtener más información útil para llegar a conclusiones más exactas sobre los procedimientos de la empresa.  

En resumen, con la entrevista se busca obtener una mayor información sobre lo que se auditará, sin embargo este procedimiento siempre debe ser complementado con otros procedimientos de auditoría que permitan corroborar la evidencia obtenida en las entrevistas.

Checklist

Utilizar listas de chequeo o checklist permite analizar cada detalle de la planificación de la auditoría. Este checklist contiene preguntas que permiten conocer los procesos de documentación de la empresa como también revisar los requisitos de la normativa aplicable al proceso. Los checklists no deben tener un formato general, por el contrario deben adaptarse a los procesos de cada compañía. 

Softwares

Cada vez es más común entre los auditores el uso de programas o plataformas para realizar sus auditorías. Esto se debe a que estos son herramientas que facilitan todo el proceso logrando hacer un estudio en menos tiempo, sin tanto papeleo y disminuyendo los errores humanos. 

Los softwares reúne todo lo que hemos mencionado durante este post y es por esta razón que es cada vez más utilizado por los auditores. Dependiendo de cada necesidad, es posible encontrar softwares sencillos o plataformas más sofisticadas que permiten:  

Mejorar el enfoque, alcance y la eficiencia, asegurando la cantidad de muestras y la elección de las mismas que estén acordes a la normativa internacional. 

• Facilita medir resultados comerciales a través de un CRM.
• Crear y asignar tareas a cada miembro del equipo, haciendo más sencillo el seguimiento y cumplimiento de las actividades, todo bajo una misma herramienta.
• Crear, editar y colaborar trabajando documentos de Word, Excel o Power Point en línea y 100% compatible con formatos de Microsoft Office.
• Controlar tiempos
• Conocer la ocupación y el uso del tiempo por parte del equipo de trabajo.
• Generar reportes estadísticos de tiempos para hacer seguimiento a las horas acumuladas y cargadas por encargo o por cada miembro del equipo de trabajo

Herramientas alternativas 

Todo lo anterior no logrará hacerse si no se establece un programa de auditoría que tendrá que ser cumplido para obtener resultados positivos. Algunas cosas que debe establecer este programa son: asignación de un equipo auditor con sus respectivas responsabilidades y llevar a cabo reuniones de apertura y cierre con el personal.

La eficacia del equipo auditor depende de los recursos. Por ello, deberemos determinar la cantidad de recursos y ver que necesitaría ese equipo para darle un valor agregado a la organización. También podremos evaluar los recursos tecnológicos disponibles y considerar la implementación de tecnología de gestión de auditoría para centralizar la documentación, facilitar la colaboración entre los miembros del equipo y con las partes interesadas, y obtener visibilidad en tiempo real del estado. 

Gestionar auditorías internas como un programa propio

Tener procedimientos operativos estándar que describan las responsabilidades y los procedimientos. Hace que el facilitador esté capacitado como auditor líder y que todos los miembros del equipo reciban la capacitación adecuada. Incluya tantas personas como sea posible en el equipo de auditoría de todos los departamentos de la empresa.

Uso de un programa de gestión de acciones correctivas para todos los hallazgos de auditoría interna

Procuremos mantener un registro interno de todos los hallazgos de auditoría.. También es bueno realizar un análisis de la causa raíz para comprender por qué ocurren las no conformidades e incluir los hallazgos de la auditoría interna, los hallazgos de la auditoría regulatoria, los productos no conformes y las quejas de los clientes en el plan de gestión de acciones correctivas.

La auditoría interna puede aprovechar el análisis en toda la empresa en beneficio de prácticamente todas las áreas de la organización. La analítica conduce directamente a ahorros de costos a través de auditorías más específicas, efectivas y eficientes. También libera tiempo para las actividades de asesoramiento que permite.

Actualización de informes  

Otra herramienta de auditoría que debemos considerar es tratar de mantener actualizados los informes, pues gran parte del trabajo de auditoría interna pasa desapercibido debido a los enfoques obsoletos de los informes. Las mejoras correctas en los informes harán que se note ese trabajo y darán a las partes interesadas evidencia viva del cambio en la auditoría interna.

Crear un calendario de auditoría

Un enfoque estructurado y sistemático del proceso de auditoría puede ayudar a garantizar que la función se complete. Como cualquier otro objetivo comercial, las auditorías deben integrarse en los objetivos corporativos. La programación de auditorías en el calendario nos puede garantizar que se realice de forma coherente.

Cómo podemos ver las herramientas de auditoría, pueden ser consideradas como técnicas para llevar a cabo una auditoría y son los elementos que todo auditor debe tener en cuenta para obtener información que le permita establecer o llegar a conclusiones concretas y de utilidad para el cliente. 

Es fundamental que estas herramientas se usen constantemente durante la auditoría, ya que son estas las que facilitan captar la información sobre el entorno de la compañía y es ésta la base de toda auditoría. 

Si te gustó este post, te invitamos a nuestro blog donde encontrarás información pertinente y de mucha utilidad sobre auditorías.