Los documentos de trabajo de auditoría son pieza fundamental en la preparación de un informe preciso y que revele la salud de las compañías. Una de las buenas prácticas de los auditores, es el conocimiento interno de las empresas; por esta razón deben preparar y organizar todos sus documentos de trabajo con el fin de ofrecer un servicio adecuado.
La recopilación de la documentación debe ser un proceso cuidadoso. Sin importar la forma de comunicación, debe cumplir y representar los valores de profesionalismo, objetividad y escepticismo que imponen las compañías y las leyes nacionales e internacionales.
Observemos cómo se comporta la normativa NIA 230 Documentación de auditoria en sus componentes principales:
¿Qué es un documento de auditoría?
Se trata del registro de los procedimientos de auditoría efectuados, evidencia obtenida y conclusiones elaboradas. Cumpliendo con esta premisa, los documentos obtenidos deben cumplir con tres características:
- Deben ayudar en la planificación y desempeño de la auditoría; también apoyar en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría y finalmente proporcionar el respaldo principal para el informe del auditor.
La documentación obtenida puede incluir, entre otros, programas de auditoría, memos, cartas de confirmación y representación, copias de documentos de la entidad, cronogramas o comentarios elaborados u obtenidos por el auditor.
¿Cuáles son los estándares de la auditoría?
La normativa NIA 230 Documentación de auditoria tiene como fin superior que el auditor prepare información relevante que le ayude a obtener un registro suficiente y apropiado de la base para su informe. Además, se debe otorgar evidencia que demuestre que la auditoría fue planeada y realizada con fundamento en las normativas vigentes y que son reguladas por NIA con los requisitos legales y reglamentarios.
La preparación de la documentación tiene sus requisitos
Sin excepción, la documentación debe ser preparada por el auditor de manera oportuna y que le permita a un auditor experimentado, crear un entendimiento inmediato con la información de la auditoría en tres aspectos valiosos:
Primero debe evidenciar la naturaleza, momento y alcance del paso a paso en el procedimiento de auditoría para que cumpla con las regulaciones de NIA. Aquí, el auditor debe registrar características como identificación de elementos o asuntos específicos probados. Otros aportes que se hacen son el registro de quién realizó el trabajo de auditoría y quién lo revisó, la fecha en que se completó y el alcance de dicha revisión.
Posteriormente se deben mostrar los resultados de los procedimientos de auditoría y por supuesto, la evidencia de auditoría obtenida. Finalmente, incluir asuntos relevantes que surjan durante la auditoría, las conclusiones alcanzadas y también los juicios significativos aportados para este fin. Cabe anotar que sí el auditor identifica que hay información que contradice o es inconsistente con la conclusión en asuntos significativos, debe documentar cómo abordó estas falencias.
En caso de que el auditor considere que debe modificar la documentación de auditoría existente o agregar nueva documentación posteriormente a que se haya completado el ensamblaje del archivo final, debe evidenciar las razones específicas de esta decisión y quién y por quién fueron revisadas.
Otras características que el auditor debe tener en mente durante este trabajo son:
- Indicar un alcance completo, para permitir al preparador y revisores posteriores, determinar la suficiencia de la evidencia aportada por el documento de trabajo.
- Ante una referencia necesaria a otro documento de trabajo, proporcionar la referencia completa de ese documento.
- Referenciar puntualmente el documento para que este pueda archivarse y encontrarse fácilmente en una fecha posterior a la de entrega.
Los documentos de trabajo son material sagrado
Estos documentos son necesarios para el control de calidad de auditoría, cerciora que el trabajo encargado por el socio auditor se complete, y también entrega evidencia de que se ha llevado a cabo una auditoría efectiva y con garantías de razonabilidad de las conclusiones del auditor.
Al preparar un documento de auditoría, el auditor debe estar absolutamente convencido de que esta labor es prioritaria bien sea para alcanzar el propósito de respaldar el informe del auditor, o porque proporciona la información vital para justificar datos como impuestos u otros fines legales de su cliente.
Para encontrar un estándar en la presentación de la documentación de trabajo de auditoría, este debe ir encabezado con el nombre del cliente, la firma de quién lo preparó y la fecha correspondiente, el periodo de cobertura de este documento y por supuesto, el asunto. Una buena recomendación, es numerar los documentos de trabajo es archivarlos en serie en cada sección y hacer una referencia cruzada. Finalmente, se debe incluir la firma del miembro del personal que revisó los documentos de trabajo.
Consideraciones para aportes por parte del cliente
En caso de que los colaboradores del cliente entreguen documentos a solicitud del auditor, para complementar o enriquecer este proceso, es deber del auditor siempre que sea posible recibirlos, ojalá, en una etapa temprana para incluir esta información en el cronograma de auditoría, asegurándose que aporten un valor relevante y estén debidamente revisados y aprobados tanto por el cliente, como por el auditor mediante sus respectivas firmas.
Un buen documento de trabajo
Como puede apreciar, los documentos de trabajo deben ir encaminados a establecer el objetivo de auditoría y son una manera de ordenar la empresa desde sus asuntos legales. Estos, deben proporcionar evidencia para lograr una auditoría efectiva, eficiente y adecuada. No olvide que se debe cuidar al máximo al detalle y no dejar escapar información que sea relevante. Siempre tenga en mente que debe existir un razonamiento claro en cuanto se exponen las conclusiones a las que se llegó tras recopilar toda la evidencia de auditoría. De la habilidad del auditor depende que se incluya la documentación necesaria, que esta esté debidamente firmada y aprobada y que, por supuesto, sea más fácil encontrar esta información, en el momento que sea necesario.
Un adecuado documento de trabajo proporciona evidencia de que se ha llevado a cabo una auditoría efectiva, eficiente y adecuada. Por lo tanto, deben estar preparados con cuidado y habilidad. Deben ser lo suficientemente detallados y completos para que un auditor sin experiencia previa en esa auditoría pueda comprender los documentos de trabajo en términos del trabajo realizado, las conclusiones alcanzadas y el razonamiento detrás de estas conclusiones.
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