Cada vez más áreas construyen formularios, flujos y bots con herramientas “arrastrar y soltar” (low-code/no-code). Aceleran el trabajo, pero pueden exponer datos, saltar controles o depender de una sola persona. Aquí tienes un enfoque paso a paso. 

1) Haz un inventario rápido 

 Pregunta: ¿qué “mini-apps” usamos, para qué sirven y quién es su dueño? 

 Pide: nombre, responsable, proceso que toca (p. ej., compras), datos que maneja (¿clientes?, ¿empleados?), y con qué sistemas se conecta. 

 Meta: una lista simple en Excel. 

2) Define reglas básicas de gobierno 

 Acuerdo mínimo en 1 página: 

• Cada solución tiene dueño (de negocio). 

• Los cambios se anotan (qué cambió, cuándo y por qué). 

• Antes de “subirla” a uso real, alguien la prueba y otro la aprueba. 

3) Revisa accesos sin complicarte 

 Chequea tres cosas: 

• ¿Solo ve/edita quien debe? (usa grupos, no usuarios sueltos). 

• ¿El acceso de gente que salió de la empresa está cortado? 

• ¿Piden un segundo paso de seguridad (tipo código al celular) para roles sensibles? 

4) Cuida los datos 

 Evita que estos “mini-sistemas” exporten bases con datos personales a archivos que luego se mandan por correo. 

 Si usan datos sensibles, pide: enmascararlos en pruebas y definir cuánto tiempo se guardan y dónde. 

5) Pide pruebas simples de calidad 

 Tres ejercicios bastan: 

• Un caso normal (funciona). 

• Un caso con error (¿qué pasa si falta un dato?). 

• Un límite (volumen grande). 

 Que guarden pantallazos o una breve acta del resultado. 

6) Asegura continuidad 

 Dos reglas: 

• Hay respaldo (copia/exportación) de la solución. 

• Hay al menos dos custodios para que no dependa de una sola persona. 

7) Señales rojas (detener y corregir) 

• Automatizaciones que aprueban pagos sin segunda validación. 

• Usar cuentas personales para conectarse a sistemas de la empresa. 

• Cambiar datos maestros (proveedores, precios) sin autorización. 

Cómo reportar (1 página) 

 Tabla con: solución, dueño, riesgo, hallazgo y acción. Indicadores útiles: 

• % con dueño asignado 

• % con registro de cambios 

• % con respaldo y segundo custodio 

Cierre 

 No se trata de frenar la agilidad, sino de poner cinturón de seguridad. Con inventario, reglas simples, cuidado de accesos y datos, pruebas básicas y continuidad, podrás auditar estas automatizaciones sin ser de TI… y dormir más tranquilo.