¿Cómo es el procedimiento correcto para la auditoría interna?

Como hemos mencionado en post anteriores, la auditoría interna se utiliza para evaluar la conformidad, evaluar la eficacia e identificar oportunidades de mejora. Las auditorías internas también pueden ayudar a prepararse para las auditorías externas. 

Asimismo, este tipo de auditoría se puede utilizar para evaluar la ejecución de un proceso en función de una serie de estándares, políticas, métricas o regulaciones. Estas auditorías pueden incluir el examen de los controles internos de una empresa en torno al gobierno corporativo, la contabilidad, los informes financieros y los controles generales de TI. 

Algo que también hemos recalcado es que una buena auditoría interna puede ser sumamente importante para la supervivencia y prosperidad de cualquier organización. A diferencia de los auditores externos, los auditores internos ven más allá de los informes financieros, se arriesgan a considerar otras cuestiones como la reputación de la organización, la eficiencia operativa, el crecimiento estratégico, su impacto en el medio ambiente y la forma en que trata a sus empleados.

Si bien hemos recalcado la importancia y los beneficios de las auditorías internas, no hemos hablado del procedimiento que debe realizarse para que este estudio le aporte algo de valor a la empresa. 

Procedimiento de una auditoría interna

Una auditoría interna debe tener cuatro fases generales de actividades: planificación, trabajo de campo, informes y seguimiento. A continuación les mostraremos una una breve sinopsis de cada fase.

 Planificación: durante el proceso de planificación, el equipo de auditoría interna definirá el alcance y los objetivos, revisará la orientación relevante para la auditoría (por ejemplo, leyes, regulaciones, estándares de la industria, políticas y procedimientos de la empresa, etc.), revisará los resultados de auditorías anteriores, establece el cronograma y el presupuesto para la auditoría, crea el plan de auditoría que se ejecutará, identifica a los propietarios del proceso a involucra y programa una reunión inicial para comenzar la auditoría.

Trabajo de campo: el trabajo de campo es el acto actual de auditoría. A lo largo de esta fase, el equipo auditor ejecutará el plan de auditoría. Esto generalmente incluye entrevistar al personal clave para confirmar la comprensión del proceso y los controles, revisar los documentos y elementos relevantes para una ejecución de ejemplo de los controles, probar los controles para una muestra durante un período de tiempo, documentar el trabajo realizado e identificar excepciones y recomendaciones.

Informes: el equipo auditor redactará el informe en el que se detallará todos los aspectos clave (fortalezas y deficiencias) dentro de la compañía. El informe debe estar redactado de forma clara y concisa para evitar malas interpretaciones y para alentar a la audiencia destinataria a leer y comprender realmente el informe. Los hallazgos deben ir acompañados de recomendaciones que sean procesables y que conduzcan directamente a mejoras en el proceso. El proceso de emisión de un informe de auditoría interna debe incluir la redacción del informe, la revisión del borrador con la administración para asegurar la exactitud de los hallazgos y la suscripción y distribución del informe final.

Seguimiento: la etapa final es importante y a menudo se pasa por alto y se descuida. El seguimiento es fundamental para garantizar que las recomendaciones se hayan implementado para abordar los hallazgos identificados. Este proceso debe incluir un seguimiento apropiado con los propietarios del proceso que necesitan implementar las recomendaciones, así como la supervisión de la Junta del estado general de la empresa al abordar los hallazgos identificados por la auditoría interna. Si una organización no realiza el seguimiento de la implementación de las recomendaciones, es poco probable que se realicen los cambios.

Enfoques para el seguimiento

El seguimiento es sumamente importante ya que este proceso es el que nos permitirá saber si las recomendaciones propuestas por el equipo auditor han sido implementadas. Hay tres enfoques principales para las acciones de seguimiento de la auditoría:

• Tema por tema a medida que llega la fecha de vencimiento y se notifica a la auditoría interna de su finalización

• Mediante la realización de una auditoría de seguimiento basada en el registro de recomendaciones de auditoría interna.

• Proporcionando seguridad sobre el seguimiento de la propia dirección y la presentación de informes sobre el progreso al comité de auditoría.

El primer enfoque es la presentación de informes más oportunos y continuos al comité de auditoría, pero presenta un desafío en términos de administrar los recursos de auditoría interna definidos y ponerlos a disposición cuando se notifique la finalización.

El segundo es el enfoque más tradicional y tiende a realizarse en frecuencias acordadas. Esto ayuda a planificar los recursos, pero requiere muchos recursos y proporciona una imagen menos oportuna de la implementación.

La tercera y preferida opción y refuerza el hecho de que las acciones acordadas son de hecho para que la administración las implemente. Pone el seguimiento y la presentación de informes sobre el progreso en la administración o altos directivos de la empresa, de este modo se puede hacer un uso más eficiente de los recursos definidos por la auditoría interna.

Ahora bien, el auditor o el equipo auditor podría, antes de realizar auditorías de seguimiento, realizar las siguientes preguntas. 

• ¿La administración ha sido notificada sobre la implementación de las acciones correctivas?, ¿Se han implementado las acciones correctivas acordadas? Si no es así, probablemente la pregunta que debe hacerse es por qué esa acción está atrasada y es aquí cuando no es necesario realizar una auditoría de seguimiento. En ese caso, no habría que realizar una auditoría de seguimiento, pues no tendría mucho sentido reunirse con las partes para revisar algo que no se ha hecho.
• ¿El departamento o área auditada ha informado que se implementaron las acciones correctivas cuando no es así?  Si es así, es una gran señal de alerta que claramente amerita una auditoría de seguimiento. Sin embargo, si existe confianza y una relación abierta, se debería confiar la afirmación de que se han implementado acciones correctivas. Si los problemas son de un riesgo particularmente alto, es mejor realizar un seguimiento de forma selectiva o por muestreo para asegurarse de que la afirmación de la administración sea correcta.
• ¿Son las acciones correctivas  tan complejas de implementar que han dado lugar a problemas? Es más probable que los controles se rompan cuando se cambian los procesos; y cuando se realicen cambios complejos, es posible que se justifique una revisión adicional. Pero si las acciones correctivas planificadas son relativamente sencillas, es menos probable que se cometan errores y es posible que no se justifique una revisión.
• ¿Se repiten los hallazgos? Es posible que los errores encontrados por la auditoría se repitan y esto en ocasiones sucede porque son subestimados los controles internos. Cuando una empresa es propensa a cometer errores o cuando a menudo tiene hallazgos repetidos, los riesgos son mayores. Pero si las operaciones están bien controladas y la empresa informa que se completó la acción correctiva, es posible omitir el seguimiento.

El informe de seguimiento de la auditoría tiene como finalidad exponer los resultados de las acciones correctivas puestas en práctica en un plazo de tiempo, de manera que sea coadyuvante en el aporte de valor a la organización.

Desafortunadamente, esta fase suele pasarse por alto y es ahí cuando la auditoría pierde toda efectividad y valor. Por esta razón es importante realizar un seguimiento y hacerle entender a la administración que no hacer los ajustes propuestos por la auditoría significa perder dinero y tiempo.

Durante cada etapa del proceso de auditoría, las partes interesadas tienen la oportunidad de participar. No cabe duda de que el proceso funciona mejor cuando las áreas y el equipo auditor tienen una relación de trabajo sólida basada en una comunicación clara y continua. 

Una manera de poder realizar el seguimiento es con el uso de herramientas como un software de auditoría que permite saber con exactitud si se tomaron las medidas correctivas y se implementaron los ajustes necesarios. 

Además de esto, los softwares de auditoría facilita el acceso a la información de la auditoría y como hemos dicho, que todos en la compañía sepan qué se está haciendo y cómo se está haciendo permitirá a mejorar los diferentes procesos de la empresa. 

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