En un contexto general, el fin superior de esta normativa es el de proporcionar información estándar entre la firma de auditoría y sus clientes, y certificar que estas firmas se encuentren alineadas con el término del encargo con sus clientes.

Teniendo en mente esta premisa, la NIA 210 permite trazar un plan de orientación acerca de la manera acertada de auditar a las empresas, para poder responder a todas las solicitudes de cambio de términos y condiciones que surjan.

Todo lo que debe saber sobre la carta de encargo

Algo que se debe tener en cuenta desde el inicio, es que la normativa NIA 210: acuerdo de los términos del encargo de la auditoría, otorga la ventaja de sentar bases y brindar orientación corporativa cuando se está en proceso de preparación de un acuerdo con el cliente en varias vías:

  • Cuando se ofrecen servicios de auditoría como en los casos de no auditoría. También abarca servicios de impuestos, revisión contable y servicios de asesoramiento.

El propósito de la carta de encargo es señalar tanto la naturaleza como el alcance del servicio del auditor, así como comunicar todas sus responsabilidades y las del cliente, cuando se prestan servicios de auditoría.

Quien debe emitir normalmente la carta de encargo, es el auditor. En ocasiones, es el cliente quien emite el contrato a el auditor. En ese último caso, los términos del contrato deben contar con una revisión cuidadosa, que asegure que cuentan con las condiciones de aceptabilidad para el auditor y que, adicionalmente, contengan los términos requeridos en la carta.

Hay que prestar suma atención a una puntualidad: una vez se prestan servicios que no corresponden a una auditoría, normalmente se recomienda tener una carta del encargo por separado. Esta carta deberá contener de manera clara y entendible, el término y las condiciones convenidas por ambas partes. A través de este contrato, se estipula toda la información sobre el encargo con el cliente, con el compromiso que debe firmarse tan pronto como sea posible después de que el cliente o la empresa, haya decidido contratar los servicios del auditor. Los términos deben acordarse antes de comenzar con el encargo.

Para evitar inconvenientes, es aconsejable que el auditor acepte o continúe con sus trabajos cuando no exista evidencia de que la gerencia no esté de acuerdo con el término y las condiciones expresadas en la carta.

Es necesario que los contratos del encargo contengan la firma del líder del encargo para demostrar y formalizar la vinculación con el cliente.

Atención al detalle

La normativa NIA 210: acuerdo de los términos del encargo de la auditoría, debe cumplir con requisitos que dirijan a buen puerto los procesos. Antes de convenir e iniciar un trabajo de esta índole, el auditor deberá responsablemente hacerse una evaluación de riesgos profesionales previa a la auditoría que examine a profundidad dos aspectos valiosos: la aceptabilidad por parte de una compañía o una persona natural como cliente, y el riesgo profesional en el que se incurre en el servicio particular que se acepta.

Por otra parte, existen otros condicionantes de compromiso y responsabilidades propias que el auditor debe revisar y estudiar para asumir el trabajo, como estos:

  • Determinación de los marcos: esté atento para saber si estos son aceptables, en caso de no ser aceptables, lo mejor sería no aceptar un compromiso.
  • Confirmar y acordar: siempre consulte con la gerencia sus responsabilidades e implicaciones en la preparación de estados financieros y cómo realizar un control interno adecuado de la información financiera. Tampoco deje de consensar sobre el derecho que tiene el auditor para acceder a la información interna; si la gerencia no está de acuerdo, no debería aceptar realizar esta labor.
  • Claridad en el alcance de la auditoría: confirme con la gerencia si se impone alguna limitación. Solo tome este trabajo si la imposición afecta las palabras de auditoría

para su opinión; en caso contrario, es recomendable abstenerse.

También es importante saber que, el auditor debe ser consecuente en su relación con el cliente, y puede evaluar la misma si hay sospecha de que las siguientes situaciones no fueron consideradas al momento de la evaluación o durante la última revisión anual de continuidad:

  • Existió un cambio significativo en la conformación de los miembros de la gerencia o directores. Asimismo, cuando se realiza alguna modificación en el negocio del cliente, en su condición financiera o en los estatus de litigios
  • Si hay preocupaciones referidas a la viabilidad financiera del cliente, su reputación e integridad que puedan poner en tela de juicio la capacidad de cumplimiento de las obligaciones profesionales de la firma de auditoria.

El ABC de la auditoría recurrente

La normativa NIA 210: acuerdo de los términos del encargo de la auditoría, permite que una firma siga con la auditoría del cliente actual, pero debe tener en cuenta que antes de continuar con este servicio, que requiere solicitar a la empresa que necesita volver a evaluar sí quiere cambiar el encargo original. En este orden de ideas, es una exigencia que la empresa necesite informar a la gerencia sobre los diferentes términos y condiciones acordados.

Debe recordarse a los clientes anualmente sobre los términos de continuidad del encargo para el trabajo recurrente. De esta manera, debe obtenerse una confirmación por escrito con los términos que se consideren aún relevantes o en caso contrario, se podrá acordar una carta actualizada con el cliente con los cambios a que haya lugar.

Cabe anotar que hay riesgos a los que el auditor debe exponerse en su relación frente al cliente y que podrán ser afectados por un cambio relevante en alguno de los siguientes elementos:

  • La naturaleza del negocio del cliente y el alcance de los servicios especificados en el compromiso
  • Las propiedades del cliente, la gerencia o los directores
  • Situaciones que puedan comprometer la independencia, la reputación de la firma o que represente algún conflicto de intereses
  • Que haya cambios de representante legal u otros asesores
  • Tener en cuenta la disponibilidad de recursos, para asumir el compromiso
  • Una revisión concreta de la condición financiera del cliente

Acerca de la independencia del auditor

No es una novedad, pero dentro de la práctica profesional, un requisito indispensable es que los trabajos de auditoría se realicen con integridad y objetividad. Todos estos componentes se deben mezclar para alcanzar negociaciones justas y veraces. La integridad es sinónimo de honestidad, la objetividad se relaciona con los componentes más relevantes, que son aplicables para las labores que se están ejecutando y no para otras adicionales.

Se aconseja que el auditor maneje sus negocios particulares y privados de manera que no pongan en riesgo la objetividad de su trabajo.

En cuanto a las auditorías y otros encargos de certificación, los auditores son independientes del cliente. Bajo ningún motivo, el auditor que preste servicios a un cliente puede mostrarse parcializado o con dudas; a toda costa se debe impedir cualquier amenaza que pueda surgir y que ponga en riesgo los intereses de la empresa o de él mismo.

La objetividad del auditor puede enfrentar amenazas sí se da la coyuntura que el personal ejecutivo perteneciente al equipo al que se le ha asignado el encargo y el líder del encargo, continúan con el mismo cliente por un período de tiempo establecido.

Es bien sabido que la continuidad de un líder de encargo es vital con el fin de asegurar los buenos y amistosos lazos con clientes y empresas; también permite asegurar los métodos contables y solucionar de manera positiva los problemas con el cliente. Aunque pareciera contradictorio, adicionalmente se pueden resaltar algunos beneficios derivados de rotar al líder del encargo, como lo son:

  • Enfoques nuevos que dinamicen los proyectos y aporten visiones objetivas y críticas de la auditoría
  • Facilidades de observación de la empresa del cliente, posibles soluciones a los problemas existentes en todos los niveles
  • Apropiación y generación de otros desafíos para los socios y la oportunidad de asumir nuevas asignaciones

Sintetizando lo anteriormente dicho, la NIA 210: acuerdo de los términos del encargo de la auditoría es una guía infaltable para conocer en detalle acerca de los términos del encargo y las responsabilidades que deben aceptar auditores y empresas. No pierda de vista que antes de aceptar cualquier tarea, debe tener por escrito una carta de encargo que exprese explícitamente las condiciones y alcances de un servicio de auditoría. Tampoco puede dejar pasar que debe hacer una evaluación de riesgos profesionales previa a la auditoría que le permita dictaminar la aceptabilidad del encargo. Finalmente, nunca acceda a realizar labores si cree que su independencia y objetividad pueden verse amenazados o en conflictos de interés.

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