La respuesta a esta inquietud se basa en encontrar las condiciones reportables resultantes de la comparación entre un criterio previo y la situación hallada durante la revisión a una organización, un área precisa o una actividad determinada.

Conociendo las condiciones reportables y cómo se identifican

El auditor debe identificar asuntos que llamen su atención y que, en su criterio, puedan representar deficiencias significativas en el proceso de planeación o de operación del área encargado del control al interior de una empresa y que podrían impactar negativamente la capacidad de la compañía para registrar, procesar, resumir y reportar la información que debe contener los estados financieros, a través de las aseveraciones de la administración.

Es posible que aparezcan asuntos que llamen la atención del auditor en las revisiones periódicas que integran el proceso de alcance y comprensión, así como en el entorno de la validación de controles y demás pruebas de auditoría. En estos momentos clave, el auditor informará sobre las limitaciones connaturales de los hallazgos, y sobre todo debe estar atento para aclarar que no existe una obligación expresa para investigar o identificar cualquier problema que salga de su competencia e inscrita en el proceso normal de una auditoria.

Es importante que se presenten las debilidades materiales y condiciones a informar con lujo de detalles de la siguiente manera:

  • Las debilidades materiales deben informarse como una condición relacionada a que los diferentes componentes inherentes al control interno no reducen a un nivel relativamente bajo, los riesgos asociados a los errores o fraudes materialmente importantes asociados con los estados financieros.
  • Las condiciones a informar deben comunicarse con prontitud pues son deficiencias significativas existentes en los procesos de diseño u operación del control interno, que podrían afectar la capacidad para registrar, procesar, concentrar e informar los datos financieros gradualmente a través de las aserciones en los estados financieros.

Una mirada a las deficiencias del control interno

Estas, pueden ser el resultado de la identificación de un error en los estados financieros. Hay que tener el olfato para saber que también pueden existir deficiencias sin que necesariamente haya un error. Estas son algunas claves para reconocer estos casos:

  • Sí el auditor encontró problemas con el proceso de gerencia o realizó recomendaciones en pro de estos procesos

Ante la gravedad de identificar una deficiencia, la susceptibilidad o revelación de fraude de la cuenta o revelación de fraude de la cuenta

  • Sí se descubre la importancia de un error identificado en factores cualitativos o cuantitativos
  • Ante consecuencias futuras derivadas de la deficiencia o el error

Sobre los hallazgos y asuntos significativos

El auditor debe reconocer la importancia de los hallazgos que realiza y comprender en su totalidad la forma en que se pueden medir, según la importancia de sus efectos y asimismo aplicar medidas que tengan efecto según la información resultante en los estados financieros y determinar si están materialmente errados.  En este orden de ideas, ha de saber que los hallazgos y asuntos significativos identificados durante las revisiones periódicas podrían incluir:

  • Las deficiencias significativas o de otro tipo reveladas en el control interno y que alcanzaron efectos significativos en el enfoque de revisión
  • La existencia de errores materiales hallados en la revisión o que sean propios de la auditoría, corregidos o no corregidos en la información financiera perteneciente al periodo anterior
  • Los asuntos precisos resultantes o que podrían resultar en una modificación obtenida en el informe de revisión

Los hallazgos resultantes durante todo ciclo de auditoría cuentan con una estructura que los acompaña. Estas son algunos claves que debe contener la estructura:

  • Otorgar un título al hallazgo
  • Describir la condición observada ¨lo que es¨
  • Representar un criterio basado por la norma establecida con la condición o “lo que debe ser”, que incluya sentido común, experiencia del auditor y prácticas prudentes
  • Hablar sobre el impacto, consecuencia o efecto posible del hallazgo
  • Establecer las causas por las que ocurrió la condición que se quiere sustentar

Socialización y discusión de los hallazgos

Los hallazgos de auditoría deben presentarse y discutirse primero con la administración o líder que esté llevando el proceso, para que por medio de esta actividad se puedan identificar las observaciones del auditor y las recomendaciones que generalmente, incluyen algunas sugerencias para realizar mejoras al proyecto.

Al discutir con la gerencia tanto hechos como circunstancias de los hallazgos, es posible obtener información importante para presentar consideraciones adicionales como:

  • El entendimiento de las causas comprobadas o de la sospecha de las deficiencias por parte de la gerencia
  • Conocer por parte de la gerencia, las excepciones resultantes de las deficiencias que puedan haber hallado
  • Una indicación preliminar de la gerencia que contenga respuesta a los hallazgos

La tarea de comunicar  

En esta etapa del proceso, es necesario que el auditor se de a la tarea de hacer un informe de hallazgos contando en un informe detallado consignado en una carta resumen en el que reposan los detalles de las debilidades materiales y las condiciones para conocimiento de los demás.

El papel del auditor debe basarse en presentar mejoras en los procesos de negocios, además de recomendaciones identificadas en el curso de su trabajo, sin tener que ofrecer soluciones sino más bien dando a conocer el enfoque a la administración.

En el momento que el auditor comunique los hallazgos el auditor, puede tener en cuenta aspectos relevantes como:

  • El reporte de la condición ocurrido el hecho y de asuntos que puedan mejorar tanto la eficiencia como el desempeño de la entidad
  • Analizar siempre la situación de forma crítica
  • Lograr evidencia necesaria y suficiente para sustentar una observación y saber sí la entidad con la que está trabajando, no cumple con las normas

La comunicación se hace por vía escrita y puede solicitar información adicional a los encargados de la gerencia, con el objetivo de completar la evidencia de auditoría obtenida.

Se aconseja normalmente que el informe de hallazgos se presente antes del cierre de año. Mientras el auditor realiza la auditoría, debería presentar una actualización que contenga los hallazgos y demás temas que encuentre conveniente comunicar.

Haciendo seguimiento a los hallazgos de auditoría

El equipo de trabajo de auditoria asignado al encargo debe revisar durante la etapa de planeación, los hallazgos del periodo anterior para dictaminar sí se han trabajado adecuadamente estos hallazgos.

El informe de hallazgos de auditoria o carta de recomendaciones deberá mantenerse en el archivo permanente de auditoría y, si se encuentra que la gerencia ha tratado de influir de manera indebida en la notificación de los hallazgos, será considerado un tipo de fraude.

Para finalizar, es ideal que el auditor conozca su papel a la hora de realizar hallazgos de auditoría y la manera en que su trabajo puede lograr el objetivo de reconocer las deficiencias significativas que puedan existir en los estados financieros. Es de vital importancia, que tenga la capacidad de implementar medidas óptimas que puedan surtir efecto para determinar si hay información materialmente errada. También debe tener despierto el interés de saber socializar, debatir y comunicar sus hallazgos de auditoría e interiorizar los conceptos que debe contener un informe para su correcta presentación y la forma adecuada de proceder para complementar la evidencia de auditoría obtenida.

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