Software para auditores
El mundo tal cual lo conocemos se ha tornado en un mundo más tecnológico en el que la rapidez y la eficiencia en los procesos son cada vez mayores. Eso sin contar que cada vez son más complejas las reglamentaciones y requisitos para cumplir con labores específicas como las auditorías.
De ahí, la necesidad de tomar decisiones inteligentes y ricas en conocimientos para adaptarse a las exigencias del mercado actual. Es aquí donde entra en juego y marca la diferencia un software para auditores.
Esta herramienta de auditoría funciona como una solución integral para automatizar todo el ciclo de vida de una auditoría en un sistema centralizado basado en la nube, lo que ahorra tiempo, mejora la calidad y la eficiencia.
Con el uso de tecnologías emergentes y soporte, un software para auditores ayuda a las empresas a validar la adherencia a los procesos, desencadenar acciones correctivas rápidamente y obtener una visión clara de los páneles e informes intuitivos para mejorar el cumplimiento.
Las auditorías son vitales para la estabilidad y las operaciones de cualquier empresa; son esenciales para la integridad y el crecimiento de las industrias respectivas. Un software de este tipo hace de las auditorías una experiencia rápida, fácil e intuitiva.
Ahora bien, es importante resaltar que el mejor software es aquel que se adapta a sus necesidades y lo que estás intentando hacer. Suena inutil, pero es cierto. En ese orden de ideas podemos identificar dos tipos de software para auditores que explicaremos a continuación.
Tipo A
Estas son las herramientas de auditoría más simple y básica que podrás encontrar y brindan una estructura de árbol de archivos y algunas plantillas estándar para completar y registrar el trabajo y adjuntar documentos.
Basta con cambiar el nombre y podremos reutilizar estos conceptos para crear un problema o una nota de revisión, o si deseamos ser más específicos sobre la lista de riesgos, controles, objetivos, etc. Al terminar de llenar los formularios y completar la estructura de árbol, habremos finalizado y podremos guardar la auditoría para referencias futuras.
La mayoría de estos softwares cuentan con algunos informes atractivos, incluido un informe de auditoría final que toma la información y la reorganiza de una manera amigable.
Tipo B
Los softwares de este tipo son los más sofisticados y completos ya que brindan opciones para configurar todo el escenario de la auditoría a través de alguna forma de sistema multi-jerárquico.
Permiten separar las entidades legales, organizativas y auditables para crear relaciones elaboradas entre procesos, riesgos, controles, etc. Pueden ejecutarse evaluaciones de riesgos a través de jerarquías, hacer que los resultados se acumulen utilizando las reglas que defina, y luego realizar evaluaciones de riesgo formales.
Incluso puede comparar los resultados de un año a otro. Los sistemas como estos esperan que los auditores puedan trabajar en equipos compuestos por junior y senior, por lo que la programación y el flujo de trabajo (aprobaciones, notificaciones,
etc.) y los roles seguros son conceptos bien desarrollados en el software.
Algunos tienen bibliotecas de controles centralizados con la capacidad de hacer referencia a políticas, riesgos, pérdidas y otros datos que crean un rico punto de control central desde el cual el sistema genera las auditorías.
Estas características también se prestan bien a iniciativas de controles integrados, al intercambio seguro y específico de información entre los grupos de gestión de riesgos y cumplimiento e incluso algunos informes analíticos avanzados.
Teniendo en cuenta estos dos tipos de software para auditores, es cuestión de preguntarse ¿cuál es el que mejor se adapta a lo que necesito?. Está claro que si apenas estamos iniciando en esto de las auditorías un programa básico está perfecto para iniciar.
En el caso contrario, es decir que si ya hemos realizado auditorías y buscamos una herramienta que nos automatice todo y que permita trabajar con formatos que cumplan con normativas internacionales como las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) para auditoría externa o el Marco Internacional para la Práctica Profesional de auditorías internas , la mejor opción es un software tipo b.
Características de un buen software para auditores
Supongamos que llevas muchos años haciendo auditorías y necesitas una herramienta para agilizar este proceso que muchas veces suele ser tedioso. En el momento que estés buscando un software ten en cuenta los siguientes aspectos para que des con un programa que realmente te sirva y automatice cada tarea.
Gestión de auditorías
Un buen software para auditores debe combinar las mejores prácticas para la ejecución de auditorías bajo normas internacionales de auditoría, con un potente gestor de proyectos que permita a todos los usuarios administrar las evaluaciones de manera eficiente.
Papeles de trabajo
Debe permitir documentar toda la información y la evidencia de auditoría suficiente y adecuada para cada encargo. Lo ideal es que cuente con un ciclo de revisión, hallazgos, notas de revisión, ajustes contables entre otras cosas, y si está integrado bajo una sola herramienta mucho mejor.
Riesgos y Controles
Una de las claves para un buen software es que tenga una matriz unificada que califique el riesgo inherente, el riesgo residual y permita evaluar los controles.
Sumarias
La base de cualquier auditoría es la información por lo que un buen programa auditor debe facilitar el Importe de cifras financieras, crear cédulas sumarias y subsumarias en los determinados rubros del plan de auditoría de manera automática, como también asociar las cifras materialmente importantes en cada visita de la auditoría.
Materialidad
Un punto clave es que deje calcular de forma automática el monto de materialidad y el error tolerable para cada visita en los encargos, también que identifique y muestre los saldos materiales que se deben revisar.
Implementación NICC1
Para garantizar la calidad de la auditoría es indispensable seguir los parámetros de la NCC1, por tal motivo un buen software debe disponer de todos los formatos necesarios para implementar los 6 elementos requeridos por la NICC 1 para el sistema de control de calidad. Adicionalmente, debe integrar en su proceso electrónico de auditoría la aceptación y continuidad de clientes, la realización de los encargos y su posterior inspección, facilitando controlar la calidad del trabajo.
Informes automáticos
De los procesos más lentos dentro de una auditoría es la realización de los informes, por suerte y gracias a la tecnología este proceso se puede hacer más rápido y de manera automática. Esto es una ventaja porque se pueden evitar los errores humanos que suelen ser comunes cuando se trabaja con mucha información y datos numéricos.
Una plataforma óptima permite crear y exportar los informes de hallazgos, ajustes contables, evidencia de supervisión, estado del avance del trabajo, indicadores de gestión, y mucho más, todo en tiempo real y de forma automática.
La mayoría de estos programas también tienen su versión móvil por lo que se puede acceder desde un teléfono celular o una tablet desde cualquier parte.
Inspección de Control de Calidad de los Encargos
La última característica que debe tener un buen software de auditoría es un módulo de inspección de Control de Calidad de los Encargos que contiene procedimientos de inspección y la posibilidad de generar automáticamente los informes del inspector de los hallazgos por deficiencias o incumplimientos de estándares profesionales ó prácticas de la firma y así realizar las medidas correctivas.
Teniendo en cuenta estas características la elección de un software será mucho más sencilla. Pero claro, esto es para quienes ya tienen cierta experiencia en este rubro y que están buscando herramientas que les agilice todo el proceso de auditar.
Sin embargo, para aquellos que apenas están iniciando en este mundo nuestra recomendación es familiarizarse con un programa no tan sofisticado para entender los conceptos básicos y luego sí pasar a uno con las características antes mencionadas.
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