Aspectos claves que debe tener un buen software para auditores
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Software para auditores 

El mundo tal cual lo conocemos se ha tornado en un mundo más tecnológico en el que la rapidez y la eficiencia en los procesos son cada vez mayores, sin excepción alguna impacta a todas la áreas de una Compañía, incluso en sus auditorías, vitales para la estabilidad y las operaciones de cualquier empresa; esenciales para la integridad y el crecimiento de las industrias respectivas. 

De ahí, la necesidad de tomar decisiones inteligentes y ricas en conocimientos para adaptarse a las exigencias del mercado actual. Es aquí donde entra en juego y marca la diferencia contar con un software para auditores .

Este software de auditoría es una solución integral para automatizar todo el ciclo de auditoría en un sistema centralizado, preferiblemente basado en la nube, lo que ahorra tiempo, costos de infraestructura tecnológica, mejora la calidad y la eficiencia.

Con el uso de tecnologías emergentes un software para auditores  ayuda a las áreas de auditoría de las empresas a validar la adherencia a los procesos, desencadenar acciones correctivas rápidamente y obtener una visión clara de los datos e informes para mejorar el cumplimiento, permitiendo que se reduzca el tiempo que las empresas invierten en este proceso. Un software para auditores estandariza las prácticas profesionales de forma rápida, fácil e intuitiva.

Ahora bien, es importante resaltar que el mejor software para auditores es aquel que se adapta a sus necesidades y sus metodologías de trabajo. Suena obvio, pero es cierto. En ese orden de ideas podemos identificar dos tipos de software para auditores que explicaremos a continuación. 

Software Básico 

Estas son las herramientas de auditoría más simples y básicas que podrás encontrar. Brindan una estructura de archivos y algunas plantillas estándar para completar y registrar el trabajo y adjuntar documentos.

 Basta con cambiar el nombre y podremos utilizar de nuevo estas plantillas para crear un nuevo proyecto de auditoría. Al terminar de diligenciar los formularios y completar las plantillas, habremos finalizado y podremos guardar la auditoría para referencias futuras.

La mayoría de estos softwares cuentan con muy pocos  informes atractivos y tampoco son fácilmente adaptables a una estructura diferente a la necesidad del auditor y muchos menos escalables a auditorías más complejas.

Software Avanzado

Los softwares para auditores de este tipo son los más sofisticados y completos ya que brindan opciones para configurar todo el escenario de la auditoría a través de alguna forma de sistema multi-jerárquico. 

 Permiten separar las entidades legales, organizativas y auditables para crear relaciones elaboradas entre procesos, riesgos, controles, papeles de auditoría, etc.

Pueden ejecutarse evaluaciones de riesgos a través de jerarquías, hacer que los resultados se acumulen utilizando las reglas que defina, y luego realizar evaluaciones de riesgo formales.

Incluso puede comparar los resultados de un año a otro. Los sistemas como éstos esperan que los auditores puedan trabajar en equipos compuestos por junior y senior, por lo que la programación y el flujo de trabajo (aprobaciones, notificaciones, etc.) y los roles seguros son conceptos bien desarrollados en el software.

Algunos tienen bibliotecas de controles centralizados con la capacidad de hacer referencia a políticas, riesgos, pérdidas y otros datos que crean un rico punto de control central desde el cual el sistema gestiona las auditorías. 

Estas características también se prestan bien a iniciativas de controles integrados, al intercambio seguro y específico de información entre los grupos de gestión de riesgos y cumplimiento, control interno y auditoría interna e incluso algunos informes analíticos avanzados.

Teniendo en cuenta estos dos tipos de software para auditores, es cuestión de preguntarse ¿Cuál es el que mejor se adapta a lo que necesito?. Está claro que si apenas estamos iniciando en esto de las auditorías un programa básico está perfecto para iniciar.

En el caso contrario, es decir que si ya hemos realizado auditorías y buscamos una herramienta que nos automatice todo y que permita trabajar con formatos que cumplan con normativas internacionales como las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) para auditoría externa o el Marco Internacional para la Práctica Profesional de auditorías internas , la mejor opción es un software avanzado.

Diez características de un software avanzado para auditores

Supongamos que llevas muchos años haciendo auditorías y cada vez más complejas por lo cual necesitas una herramienta para agilizar este proceso que muchas veces suele ser tedioso y extenso. En el momento que estés buscando un software para auditores ten en cuenta los siguientes diez aspectos para que adquieras un programa avanzado que realmente te sirva y automatice cada tarea.

1.Gestión de auditorías

Un buen software para auditores debe contener un potente gestor de proyectos que permita a todos los usuarios administrar las auditorías de manera eficiente, integrando un flujo de trabajo intuitivo que disminuya los errores de ejecución y promueva el trabajo colaborativo.

Idealmente que permitan desde la óptica gerencial tomar las medidas necesarias para potencializar el rendimiento del equipo de auditoría al contener tableros de mando de indicadores productivos como: porcentaje de avance de la auditoría, presupuesto ejecutado, eficiencia operativa por auditoría, etc. 

2.Papeles de trabajo

Un software para auditoría de alto nivel debe contener papeles de trabajo que mejoren la calidad de la auditoría. 

Deben ser flexibles, adaptables y personalizables a las diferentes exigencias y requerimientos del trabajo del auditor.

Su contenido debe ser dinámico de manera que facilite la documentación de la auditoría.

Su estructura debe contener los objetivos de la prueba de auditoría, vincular los riesgos, crear los  hallazgos, permitir la referenciación automática, debe tener editor de texto dinámico para instrucciones y evidencia, poder adjuntar cualquier tipo de archivo y contribuir a la eficiencia operativa permitiendo que varios usuarios trabajen de forma simultánea en el mismo lugar.

El papel de trabajo también debe tener implícito un proceso de revisión simple, automatizado y en tiempo real garantizando la oportuna retroalimentación de la documentación. Si todo lo anterior está integrado bajo una sola herramienta mucho mejor.

3.Riesgos y Controles

Una de las claves para un buen software para auditoría es que tenga un proceso meticuloso, intuitivo y en tiempo real que permita la identificación, análisis y evaluación de los riesgos inherentes por su probabilidad e impacto.

Siendo sus características básicas el permitir priorizar riesgos, vincular los controles que mitigan o reducen el riesgo, calificar el diseño del control, validar la eficiencia operativa del control, calcular automáticamente la solidez del control, vincular los riesgos a las pruebas de auditoría, calcular automáticamente el riesgo residual, generar mapas de calor de riesgos, permitir exportar la matriz de riesgos y controles, debe contener una biblioteca de riesgos por procesos.

Un software para auditores que contenga todo lo anterior irrefutablemente contribuye a crear una imagen clara del entorno de los riesgos.

4.Plan de Auditoría

Una de las características primordiales que ponen a un software para auditoría a un nivel superior es  permitir crear un Plan de Auditoría bajo las mejores prácticas con un contenido multinivel; ademas debe facilitar la adaptabilidad de la estructura del plan de auditoría a cualquier programa de auditoría, contribuyendo con la orientación en la planeación, ejecución y finalización de auditoría, ademas debe contener plantillas de programas de trabajo.

La estructura del Plan de auditoría debe facilitar la reubicación de cualquier componente con un simple arrastre según la conveniencia de la auditoría y un contenido interactivo que facilita su estructuración.

5.Informes automáticos

De los procesos más lentos y cautelosos dentro de una auditoría es la realización de los informes, gracias a la tecnología este proceso se puede hacer más rápido y de manera automática.

Un software para auditoría avanzado debe tener la funcionalidad de generar informes automáticos que representa una ventaja al ahorrar tiempos en la recopilación de la información y se disminuyen notoriamente los errores humanos.

Una plataforma óptima permite crear y exportar los informes de hallazgos, informes de supervisión, estado del avance del trabajo, indicadores de gestión, y mucho más, todo en tiempo real y de forma automática.  

6.Copiar auditorías existentes

Una función que irrefutablemente debe tener un software para auditoría avanzado es poder crear nuevas auditorías copiando el trabajo realizado de otras auditorías existentes, permitiendo copiar en segundos los riesgos por proceso, controles vinculados, plan de auditoría y papeles de trabajo, de esta forma el auditor solo tiene que invertir un tiempo inicial para estructurar una plantilla de auditoría a ser replicable posteriormente en nuevas auditorías, esta práctica ahorra tiempo y esfuerzo evitando reprocesos innecesarios. 

7.Informe de tiempo

Parte de la gestión administrativa que debe desempeñar un Gerente de Auditoría es tener en todo momento una idea precisa de la ocupación de cada miembro del equipo de trabajo en las auditorías, es por esto, un software para auditorias avanzado debe contener un módulo de informe de tiempo para contribuir inconmensurablemente a la gestión administrativa de las auditorías al permitir y controlar la cargabilidad por horas de cada miembro del equipo de trabajo en las diferentes actividades de auditoria e incluso en actividades administrativas ajenas al giro normal de la auditoría.

Los diferentes reportes generados del sistema permiten, entre otros, realizar análisis para detectar situaciones de sobre o subestimación del presupuesto  de horas asignado por cada actividad y así tomar las medidas para remediar esta situación a futuro. 

8.Adaptable a cualquier auditoría

Las prácticas de auditoría cada vez son más dinámicas y evolutivas llevando en muchas ocasiones a la realización de auditorías multipropósito para obtener un mayor cubrimiento ocasionando la creación de metodologías diversas según la necesidad del auditor. Por tal razón, un software para auditorías avanzado debe permitir la adaptación del plan de auditoría a auditorías integrales que pueden contener un enfoque en riesgos y controles, cumplimiento, gestión, operativa ó calidad resultando en una herramienta muy valorada por parte del auditor, aunado al hecho que la misma auditoría difiere de una empresa a otra.

9.Fácil de implementar

Un software de auditoría avanzado debe ser fácil, intuitivo y con parametrizaciones básicas ya incluidas como cálculos automáticos de la calificación del riesgo inherente, riesgo residual, calificación de controles y plan de auditoría con las respectivas plantillas de papeles de trabajo. Estas características permiten rápidamente la integración del software a la práctica de auditoría alivianando al auditor en un tiempo adicional de parametrización, permitiendo que su esfuerzo se centre en la auditoría y no en el alistamiento del software.

10.Capacitación, Soporte y acompañamiento

Siempre es un reto la implementación de un software en cualquier ámbito, pero un software para auditorias avanzado debe estar complementado con un programa de capacitación sobre el uso del software que ayuda al auditor a ubicarse y entender las diferentes funciones, disminuyendo el tiempo de aprendizaje a tan solo algunas semanas, si a esto se suma un instructor con el expertis como auditor y conocedor del software se puede augurar un resultado exitoso en la interiorización del sistema por parte del auditor.

Otra parte super importante es contar con un acompañamiento o soporte oportuno por medio de líneas de atención al usuario como chats, correos electrónicos o whatApps que ayuden a destrabar los inconvenientes habituales que se presentan en la usabilidad del software por parte del usuario final que para el caso sería el auditor.  

Teniendo en cuenta estas características la elección de un software será mucho más sencilla. Pero claro, esto es para quienes ya tienen cierta experiencia en este campo y que están buscando herramientas avanzadas que les agilice todo el proceso de auditar. 

Sin embargo, para aquellos que apenas están iniciando en este mundo nuestra recomendación es familiarizarse con un programa no tan sofisticado para entender los conceptos básicos y luego sí pasar a uno con las características antes mencionadas. 

¿Dónde puedo encontrar un software avanzado de este tipo? En AuditBrain encontrarás una plataforma que cumple con todos los aspectos necesarios para que tu trabajo como auditor sea mucho más eficiente y rápido. Además de los servicios básicos del software, los usuarios también contarán con asesoría y soporte al igual que capacitaciones para el manejo de todas las herramientas que componen el software

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