Durante el proceso de auditoría y la ejecución de cada una de las fases se desarrolla un diagnóstico sobre el sistema de información empresarial que permita tomar decisiones sobre él mismo. El juicio establecido por el auditor, producto del conocimiento previo y la adopción de la estrategia de auditoría para su cliente, serán la clave del éxito del desarrollo. El auditor debe ejecutar procesos y actividades que requieren ser documentadas. Para la documentación de estos procesos el auditor debe elaborar algo llamado “papeles de trabajo”, estos documentos son fundamentales dentro del todo el proceso de auditoría ya que son la prueba de la ejecución, revisión y resultados obtenidos.
Mediante la ejecución de estos procesos, más específicamente para la elaboración de los papeles de trabajo, podemos encontrarnos con cuestionamientos tales como:
¿Existe alguna normatividad que aplique a la elaboración de nuestros papeles de trabajo?
¿Qué elementos debo documentar en el papel de trabajo?
¿Cómo es el orden que debe tener nuestro papel de trabajo?
¿Es importante hacer marcas de auditoría?
¿La conclusión es importante dentro de nuestros papeles?
Con esta publicación, buscamos brindarle, herramientas que le permitan llevar a cabo la labor de documentar la auditoría financiera de manera sencilla, práctica, bien hecha y rápida, no buscamos tener la última palabra en cuanto a los elementos que deben tener un papel de trabajo, ya que consideramos que los papeles de trabajo que elabora cada auditor cuentan con su esencia y sus cualidades, en pocas palabras cuenta con ese sello distintivo y que lo caracteriza; de hay que debemos denotar en este tipo de documentos nuestro profesionalismo y la calidad del trabajo que desarrollamos para cada una de fases de auditoría.
Fases en el proceso de auditoría:
Como ya se menciono este proceso es muy autónomo de acuerdo a la persona que ejecuta la auditoría podemos tener desde 3 a varias fases de acuerdo a la robustez y complejidad, pero hoy hemos decido comprimirlo en 4 fases:
1. Planeación: elaboración de un plan que nos permitirá ver los temas o áreas que se abarcaran, actividades a desarrollar en el tiempo, alcance e identificación de la documentación que acompaña el procedimiento.
2. Preparación: revisión exhaustiva de los documentos, check list de verificación.
3. Ejecución: entrevistas con los dueños del proceso, análisis de documentos, selección y revisión de muestras, socialización de no conformidades. Documentación del tema que nos compete, elaboración de PAPELES DE TRABAJO.
4. Follow up: identificación de las áreas problemáticas con su respectiva sugerencia, presentación del papel de trabajo para su respectiva conclusión Marco normativo.
Para iniciar el tema del día de hoy respecto a los elementos que debe tener un papel de trabajo, vamos a tomar como referencia los mencionado en la NIA 500, esta habla, acerca de la evidencia de auditoría, esta NIA tiene por objetivo dar herramientas al auditor para diseñar y aplicar procedimientos de auditoría que le permitan obtener evidencia de auditoría (papeles de trabajo) adecuada y suficiente para poder alcanzar conclusiones razonables de su trabajo en los que basa su opinión.
Es de recordar, que la evidencia de auditoría es necesaria para dar soporte a la opinión y al informe del auditor, la evidencia de auditoría, es producto de la aplicación de los procedimientos/técnicas de auditoría establecidos en la ejecución de la auditoría, esta evidencia puede venir de varias fuentes, tales como externas e internas a la entidad, el auditor considerara la relevancia y la fiabilidad de la información que se utilizara como evidencia.
Es importante resaltar que, para esta documentación, el auditor debe conocer y aplicar varias normatividades: la NIA 500: como base. lo contemplado en la NIA 200 la cual habla, acerca de la seguridad razonable, que es alcanzada por el auditor, cuando ha obtenido evidencia de auditoría adecuada y suficiente con lo que disminuye el riesgo de auditoría, también debemos observar la NIA 330, que menciona la conclusión que debe tener el auditor respecto a la evidencia suficiente y adecuada, que va muy de la mano del juicio profesional, en próximas publicaciones hablaremos al respecto.
Entremos en detalle; ya hemos dado una corta introducción normativa base que te puede ayudar a construir los papeles de trabajo, como sé que la norma no es suficiente y es más sencillo viendo otras explicaciones y más si estas empezando en la profesión de la auditoría, procedo ahora, a presentarles cuales serían las partes básicas, que debe contener ese papel de trabajo del auditor para ser la evidencia suficiente y adecuada; con sus respectivas explicaciones.
Para ponernos en contexto, y como lo hemos desarrollado en párrafos anteriores, pueden existir, otros elementos que complementen los mencionados a continuación, ya que eso depende de la experiencia del auditor y de su juicio profesional, pero les compartimos los que consideramos básicos.
¿Qué debe tener un papel de trabajo de un auditor?
1. Encabezado: en esta parte, es donde colocamos el nombre de la compañía que estamos auditando, el área objeto de auditoría, el ciclo (Año), también podemos colocar el nombre de firma/auditor que están ejecutando la auditoría.
2. Referencia del Pt: en esta parte, indicamos la referencia del papel de trabajo, esta dependerá de la asignación que le establezcamos como auditores Ej. A(Efectivo), B (Instrumentos financieros), etc. La referenciación puede ser Alfabética o Alfa Numérica, no recomendamos colocar números, ya que daría lugar a confusiones en la lectura del papel de trabajo. También recomendamos que esta referenciación sea de un color y tamaño diferentes al usado al interior del papel de trabajo.
3. Alcance: corresponde a mencionar el marco o limite de la auditoría que se está ejecutando. En esta parte consideramos importante ser muy precisos ya que este nos dará los parámetros para poder cerrar la auditoría y alcanzar los objetivos establecidos en la estrategia de auditoría.
4. Procedimientos: en esta sección indicamos detalladamente las actividades que se desarrollarán y serán documentadas al interior del papel de trabajo, como producto de la aplicación de las técnicas de auditoría establecidas en la estrategia de auditoría.
5. Marcas de auditoría: estos son los símbolos, que el auditor utiliza para identificar los diferentes procesos que ejecuta en el proceso de documentación de su papel de trabajo, sirven para poder hacer cruces y validaciones aritméticas entre otros asuntos documentado en el papel de trabajo.
6. Desarrollo de la prueba: en esta sección, es donde el auditor documenta cada uno de los procedimientos descritos al inicio del papel de trabajo, también deja la evidencia del trabajo realizado, durante la revisión de los objetivos establecidos para el área objeto de la auditoría. Generalmente corresponde a confirmaciones aritméticas, cruce de cifras, recálculos entre otros.
7. Cuadro de marcas: en esta sección, el auditor explica el significado de cada una de las marcas utilizadas al interior del papel de trabajo, esta sección tiene como particularidad y consiste que cada marca tiene un significado, que van de la mano del juicio profesional de auditor, ya que estas son personalizadas según el auditor que ejecuta la auditoría. estas marcas también permiten que el papel de trabajo “hable por si solo” al contar con una explicación claro de cada una de ellas en esta sección.
8. Conclusión: es la parte mas importante del papel de trabajo, es allí donde mencionamos el resultado de la ejecución, de cada uno de los procesos de auditoría establecidas para el área, como resultado de esta actividad determinamos la razonabilidad del saldo de la cuenta o rubro auditados, la cual es el soporte de nuestros informe o dictamen.
9. Firma del auditor: para este apartado es donde el auditor que ejecutó, documentó y concluyó deja su evidencia de elaboración en el papel de trabajo.
Los papeles de trabajo son de vital importancia en nuestras auditorías, son la clave para la documentación de nuestra opinión acerca de la razonabilidad de los estados financieros, tal cual como lo hemos indicado en párrafos anteriores, como auditores debemos concientizarnos de la importancia y el rol que tienen los papeles de trabajo, por tal razón debemos dedicar el tiempo necesario para su elaboración, ejecución y documentación.
Autores: Andrés Latorre – Karol Lozano
(Aliados de Auditbrain)
